Le règlement intérieur précise les statuts de La Réunion des Tiers-Lieux (RTLx). Le Collège peut le modifier à tout moment : chaque modification s’applique dès son adoption et est soumise à la prochaine Assemblée générale (article 12 des statuts). Pour une présentation plus simple, voir comment fonctionne le réseau.
- Article 1 – Adhésion
- Article 2 – Gouvernance
- Article 3 – Principes encadrant la représentation et la participation
- Article 4 – Principes encadrant la rétribution, la dépense et le suivi des participations
- Annexes
Préambule
Le présent règlement intérieur (R.I.) précise les modalités pratiques de fonctionnement de l’association La Réunion des Tiers-Lieux (RTLx). Il complète les Statuts sans s’y substituer, et traduit l’organisation collective choisie par le réseau. Il ne reprend pas ce que les Statuts fixent déjà.
Les termes utilisés sont ceux des Statuts : tiers-lieu adhérent, structure sympathisante, sympathisant, Collège.
Article 1 – Adhésion
1.1 Montants
La cotisation annuelle est de 40 € pour les personnes morales, soit pour les membres « Tiers-Lieu adhérent » et « Structure sympathisante », et de 10 € pour les personnes physiques, soit les membres « Sympathisant ».
1.2 Processus d’adhésion
Dans un premier temps, sur le site de l’association, la personne adhère en tant que personne physique ou personne morale et paie sa cotisation.
Dans un second temps, pour les personnes morales, le Collège, sous un délai maximum de trois mois après la date de paiement de la cotisation, apprécie si la structure portée et/ou animée par la personne morale adhérente relève ou non de la désignation « Tiers-lieu » au sens de La Réunion des Tiers-Lieux. Cette appréciation permet de définir si cette personne morale entre dans la catégorie de membre « Tiers-lieu adhérent » ou dans celle « Structure sympathisante ».
Pour cadrer son appréciation, le Collège doit s’appuyer sur la définition de « Qu’est-ce qu’un Tiers-lieu ? » réalisée par l’association. Cette définition se retrouve sur le site de l’association et va mettre en avant :
les caractéristiques qui distinguent un tiers-lieu,
les dynamiques dans lesquelles il s’inscrit,
les dix valeurs communes du réseau sur lesquelles les tiers-lieux sont invités à s’auto-évaluer. Cette auto-évaluation peut se faire en autonomie ou lors d’un entretien d’interconnaissance réalisé par les membres du Collège, ou les Contributeur.ices de l’association, avec l’adhérent concerné.
A noter : toute modification de la page « Qu’est-ce qu’un tiers-lieu ? » du site du réseau est soumise à la validation de l’Assemblée Générale, comme une modification du règlement intérieur.
Pour précision, un porteur de projet de tiers-lieu en préfiguration, est amené à adhérer en tant que personne physique et donc membre « Sympathisant ».
Article 2 – Gouvernance
2.1 Le Collège
Attributions propres au Collège
En complément de la définition donnée dans les Statuts, le Collège a les missions suivantes :
la validation de la feuille de route,
la validation des contributeur.ices qui participent au Conseil d’Animation, ainsi que la fin de leur mission,
la validation de tout engagement supérieur à 5000 euros,
la validation de tout engagement sur les investissements matériels.
l’approbation des budgets et l’attribution des enveloppes par Axe Stratégique (dans le sens axe stratégique d’action regroupant plusieurs missions, objectifs et projets à termes définis),
Réunions
Le Collège se réunit chaque trimestre1. Il s’engage cependant à se réunir dans le mois à la suite d’une demande du Conseil d’Animation et lui fait part de ses décisions.
Ces réunions ne sont pas rémunérées.
Les décisions du Collège sont prises par consentement, c’est-à-dire en l’absence d’opposition motivée, ou à défaut à la majorité de ses membres présents (minimum 3 présents). Seuls les membres du Collège prennent part à la décision. Les décisions sont consignées dans l’outil de pilotage.
2.2 Le Conseil d’Animation
Définition et missions
Le Conseil d’Animation est le cercle de coordination opérationnelle du réseau. Il s’inscrit dans les orientations stratégiques fixées par le Collège. Il :
travaille l’adéquation entre les orientations stratégiques et les besoins identifiés sur le terrain,
élabore la feuille de route avec les lieux et la soumet au Collège,
définit les rôles et leurs missions, les ajuste selon les besoins, et propose les lettres de mission au Collège,
construit les budgets prévisionnels avec les rôles et les soumet au Collège,
répartit les enveloppes attribuées par le Collège, s’engage à ne pas les dépasser, et tient les comptes,
suit la réalisation des missions et rend compte au Collège des fonds utilisés.
Composition
Le Conseil d’Animation réunit les contributeur·ices. Il est ouvert aux adhérents qui souhaitent y participer. Des invités peuvent y être conviés selon les sujets. Seuls les contributeur·ices prennent part aux décisions.
Fréquence et visibilité
Il se réunit en moyenne deux fois par mois, en semaine 1 et 3, en réunion opérationnelle :
suivi des actions,
distribution des rôles,
gestion opérationnelle,
budget et rémunération.
Mode de décision
Les décisions sont prises par consentement ou, à défaut, à la majorité simple des présents (minimum deux). Elles restent dans le cadre des orientations et des enveloppes fixées par le Collège. Toutefois, lorsque le Conseil d’Animation ne réunit que deux personnes, aucune co-rémunération ne peut être validée. En cas d’urgence, un membre du Collège peut être sollicité pour participer à la validation.
Émargement
Une feuille d’émargement est tenue à chaque Conseil d’animation. La présence des contributeur·ices qui exercent un rôle aux réunions opérationnelles peut donner lieu à une rémunération, sur la base de l’émargement. Les adhérents et les invités qui assistent aux réunions ne sont pas rémunérés.
Comptes rendus
Toutes les décisions sont consignées et partagées.
2.3 Contributeur·ices
Sont contributeur·ices des personnes physiques ou des représentants des personnes morales sous mandat valable (cf. Article 4.2 du R.I.), membres ou non de l’association, et validé par le Collège. L’ensemble des contributeurs constitue le Conseil d’Animation. Ils peuvent prétendre à des Rôles dans le cadre du Conseil d’Animation.
Les contributeur·ices sont choisi·es pour :
leur envie de contribuer au réseau en premier lieu,
leur connaissance des tiers-lieux,
leurs compétences.
Les contributeur·ices sont validé·es pour une durée déterminée d’un an maximum, renouvelable par tacite reconduction. Le Collège peut mettre fin à leur mission à tout moment, par simple décision actée dans le compte rendu du Collège. Pour être rémunéré·e, un·e contributeur·ice doit être soit un représentant d’une personne morale, soit un·e entrepreneur·e individuel·le (cf. article 3.1).
Lettre de mission
Une lettre de mission a pour objectif de valider les contributeur·ices en précisant :
Le périmètre d’action
La durée (1 an maximum, renouvelable par tacite reconduction)
Le mode de rémunération
2.4 Les rôles
Définition
Le fonctionnement repose sur des rôles plutôt que sur des postes fixes.
Chaque rôle est défini par :
une raison d’être,
un périmètre d’autorité, c’est-à-dire ses pouvoirs,
une durée,
des actions concrètes attendues,
des indicateurs d’évaluation,
une rémunération ou du bénévolat.
Une personne exerçant un rôle devient responsable de sa bonne exécution, peut soumettre des évolutions au Conseil d’Animation, et lui en rend compte.
Qui peut exercer un rôle
Un rôle est confié soit à un·e contributeur·ice, soit à un.e prestataire extérieur choisi par le Conseil d’Animation.
2.5 Synthèse de la chaîne de Gouvernance
La gouvernance du réseau repose sur la coopération et la transparence. Les décisions sont prises au niveau le plus proche de l’action. Elle s’inspire des modèles de gouvernance partagée, de la décision par consentement et de l’autonomie des personnes.
Les responsabilités s’enchaînent ainsi :
l’Assemblée Générale est souveraine,
le Collège prend les décisions stratégiques et porte la responsabilité légale,
le Conseil d’Animation organise le travail opérationnel, et rend compte de son activité auprès du Collège,
les rôles exécutent les missions et rendent compte auprès du Conseil d’Animation.
Article 3 – Principes encadrant la représentation et la participation
3.1 Représentation des personnes morales
Chaque membre Tiers-lieu adhérent désigne une personne physique qui le représente au sein de l’association le temps de son mandat, et s’il le souhaite un·e suppléant·e.
Le mandat précise :
l’organe auquel la personne s’implique : Assemblée Générale, Collège (le cas échéant), Conseil d’Animation (le cas échéant)
la durée du mandat du.de la représentant.e, choisie par le tiers-lieu adhérent,
l’engagement du tiers-lieu adhérent à suivre le travail de sa ou son représentant·e, et à en discuter en interne.
Le tiers-lieu adhérent informe le Collège de tout changement de représentant·e. Une même personne ne peut représenter qu’un seul tiers-lieu adhérent. Ce mandat a une double fonction : permettre l’implication réelle des structures membres, et donner de la lisibilité et de la transparence aux autres membres du réseau.
Les membres « Tiers-lieu adhérent » sont encouragés à mandater des personnes différentes pour chaque organe où l’on peut s’impliquer.
3.2 Règles de sécurité et de transparence
Pour que chacun puisse contribuer dans de bonnes conditions et pour maintenir la confiance entre tous les participants, au sens large, de l’association, le réseau applique les règles suivantes :
les rôles sont clairs, définis et documentés ensemble,
les réunions sont annoncées à l’avance,
un suivi régulier des rôles et du budget est assuré dans un tableau de bord accessible au Collège, qui en rend compte à l’Assemblée Générale,
toutes les décisions importantes, comptes rendus et budgets sont documentés sur les outils partagés,
aucun·e contributeur·ice ne valide sa propre rémunération, et chaque étape du processus de rémunération est assurée par une personne différente,
le rapport financier annuel présente les rémunérations versées dans l’année à chaque Contributeur.ice et à chaque structure membre du réseau.
Article 4 – Principes encadrant la rétribution, la dépense et le suivi des participations
4.1 La co-rémunération et les prestations
La co-rémunération est un des principes de rétribution propre au réseau. Pour devenir contributeur·ice rémunéré·e, il faut être soit un représentant d’une personne morale, soit un·e entrepreneur·e individuel·le.
Dans le cadre de budget définis, les contributeur·ices avancent dans le projet et, une fois une tâche accomplie, déclarent la rémunération qu’ils en demandent, au jour du travail effectué. Les demandes sont examinées à chaque Conseil d’animation, où elles sont amendées et validées. Les rémunérations validées sont facturées par les contributeur·ices ou les structures mandantes, et payées mensuellement.
Ce fonctionnement assouplit le travail, limite les liens de subordination et rend les dépenses transparentes dans l’équipe, tout en donnant au Conseil d’Animation une visibilité continue sur l’usage des enveloppes.
À côté de la co-rémunération, le réseau recourt à trois formes plus classiques de rétribution :
la prestation interne désigne une mission précise confiée à un·e contributeur·ice, validé par le Conseil d’Animation, avec une durée, des objectifs et un tarif définis,
la prestation externe désigne une mission précise confiée à un intervenant extérieur, sur un devis détaillé validé par le Conseil d’Animation, avec une durée, des objectifs et un tarif définis,
l’achat désigne un bien ou un service acquis hors du collectif, lorsqu’aucune compétence n’est disponible en interne, validé dans l’enveloppe du rôle concerné.
Rappel : Pour les montants d’engagement supérieur à 5000 € la validation du Collège est nécessaire.
4.2 Budgets et feuille de route
Les budgets sont construits par le Conseil d’animation puis le soumet au Collège. Le Collège les approuve en attribuant des enveloppes dédiées à un objectif. Le Conseil d’Animation tient les comptes et en rend compte au Collège.
La feuille de route, détaillée et vivante, structure les actions à venir. Elle est construite par le Conseil d’Animation, en lien avec les tiers-lieux du réseau, validée par le Collège, et accessible à tous les tiers-lieux dans un document partagé.
4.3 Processus de dépense
Aucune dépense ne peut être engagée si la mission ou le rôle qui la porte n’a pas été validé par le Conseil d’Animation. Aucun contributeur.ice ne peut participer à la validation, à l’engagement et au paiement de ses propres rôles.
Toute dépense suit ensuite les étapes suivantes :
engagement : validation de lettre de mission ou devis
vérification : constat que la mission a été réalisée,
facturation : envoi de la facture,
enregistrement : contrôle administratif et inscription au tableau budgétaire,
paiement : effectué sous trente jours par une personne habilitée.
Annexes
Annexe 1. Organisation type d’une réunion du Conseil d’Animation
Les réunions du Conseil d’Animation sont animées par un.e facilitateur.ice et un.e secrétaire prend les notes, met à jour les rôles et les tableaux de suivi afin de produire les comptes rendus de ces réunions.
Ordre du jour type qui rythme ces réunions
Temps d’inclusion
Tour d’actualités, sans rebond, et suivi des indicateurs
Suivi des tâches en cours
Tensions des rôles : besoins, blocages, questions
Point budget et co-rémunération
Planning et prochaines étapes
Annexe 2. Liste des outils de travail de RTLx
Ce chapitre sert d’index. Chaque outil cité dans les chapitres précédents y renvoie.
- Outil de pilotage (Grist) : données, gouvernance, organigramme des rôles, budgets et enveloppes, factures, indicateurs, tâches et tensions, planning, annuaire des tiers-lieux et des contributeur·ices, tableaux de bord, ordres du jour et décisions du Conseil d’animation.
- Organigramme : page dédiée de l’outil de pilotage.
- Comptes rendus, documentation, feuille de route, lettres de mission et mandats : notes.tierslieux.re
- Calendrier partagé des temps du réseau : l’agenda du site
- Lettre d’information : newsletter.tierslieux.re
- Site internet vitrine et cartographie : www.tierslieux.re
- Adhésions : rtlx.tibillet.re
- Définition du tiers-lieu et valeurs communes du réseau : Qu’est-ce qu’un tiers-lieu ?
- Stockage de fichiers, formulaires et sondages : nuage.tierslieux.re
- Réseaux sociaux : Facebook, LinkedIn
- Messagerie : adresses @tierslieux.re, administrées via Zourit
- Liste d’entraide entre lieux, sur Framagroupes
Les adresses de l’outil de pilotage et de la liste d’entraide, réservées aux membres, leur sont communiquées et ne sont pas reproduites ici.